Hildegardparochie

privacy verklaring

Deze Privacy Verklaring is opgesteld om te voldoen aan de vereisten van de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG).

 

  1. Identiteit en contactadres van de gegevensverwerker
  • Naam: H. Hildegard van Bingen parochie.
  • Postadres: van Starkenborghstraat 1, 9721 EA Groningen
  • E-mail: secretaris@hildegardparochie.nl

 

  1. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
  • In ons ledenadministratiesysteem hebben wij diverse persoonsgegevens over onze parochianen en hun eventuele huisgenoten (partner, kinderen) opgenomen, zoals namen en adresgegevens. In het navolgende worden deze parochianen ook aangeduid als “betrokkenen”.
  • In ons financieel systeem hebben wij bepaalde financiële gegevens van de deelnemers aan de Aktie Kerkbalans opgenomen.
  • In ons parochieblad Vierkant staan namen en contactgegevens van onze pastores en diverse vrijwilligers. Ook staan in Vierkant foto’s van vieringen en personen.
  • Op onze website staan namen en contactgegevens van onze pastores en diverse vrijwilligers. Ook staan op de website foto’s van vieringen en personen.
  • In het parochieboek hebben wij gegevens genoteerd over de sacramenten (doop, vormsel, huwelijk, overlijden) die in een van onze kerkgebouwen zijn voltrokken. Het gaat daarbij over de datum van uitvoering van het sacrament en de namen van de daarbij betrokken personen.
  • De aard van de opgeslagen persoonsgegevens vindt u in meer detail in artikel 5 van het Algemeen Reglement Bescherming Persoonsgegevens Parochies 2018, KLIK HIER.

 

3.1 Wat zijn onze doeleinden voor opslag en gebruik van de persoonsgegevens?

  • Te kunnen voldoen aan de administratieve verplichtingen die door het Canonieke Recht worden gesteld voor de deelname aan het kerkelijk leven of;
  • Een doelmatige administratieve organisatie van de parochiële gemeenschap en parochiële archivering te verzekeren of;
  • Te kunnen bijdragen aan het actualiseren van de kerkelijke ledenadministraties en archieven van andere kerkelijke rechtspersonen (zoals andere parochies) of;
  • Te dienen als bron voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden.

 

3.2 Wat zijn de rechtsgronden daarvoor?

  • Het gerechtvaardigde belang van onze parochie bij:
    • het instandhouden van een doelmatige organisatie van de parochiële gemeenschap door het bijhouden van de ledenadministratie, financiële administratie en kerkelijke registers;
    • het onderhouden van contact met haar parochianen en
    • het uitoefenen van haar kerkelijke opdracht.
  • De uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is;
  • De nakoming van een wettelijke verplichting van de burgerlijke of kerkelijke overheid (bijvoorbeeld de belastingdienst);
  • De toestemming die de betrokkene heeft verleend (bijvoorbeeld door als vrijwilliger toe te treden tot een werkgroep/koor of zich op te geven als abonnee op het parochieblad).

 

  1. Bewaartermijn
  • De persoonsgegevens in ons ledenadministratiesysteem worden bewaard zolang men parochiaan in onze parochie is.
  • De persoonsgegevens in het financieel systeem worden 7 jaar bewaard.
  • De persoonsgegevens opgeslagen in andere bestanden worden niet langer bewaard dan functioneel voor het gebruik is. Uitzonderingen zijn gegevens die niet wisbaar zijn (bijvoorbeeld in oude nummers van het parochieblad Vierkant) en gegevens die bewaard moeten worden op grond van een kerkelijk voorschrift (bijvoorbeeld het parochieboek).

 

  1. Verstrekking van persoonsgegevens aan derden
  • Persoonsgegevens worden alleen verstrekt aan (en zijn grotendeels afkomstig van) kerkelijke instellingen die onderdeel zijn van het RK Kerkgenootschap Nederland. Voorbeelden daarvan zijn andere parochies, het bisdom Groningen-Leeuwarden en IPAL (het interdiocesane platform voor de financiële en ledenadministraties).
  • Uitzondering op het voorgaande is het – op verzoek – vertrekken van bepaalde gegevens aan de Belastingdienst en de salarisadministrateur.
  • De parochie maakt geen gebruik van de diensten van andere gegevensverwerkers dan IPAL.

 

  1. Profilering en geautomatiseerde besluitvorming
  • Binnen onze parochie vindt geen “profilering” of “geautomatiseerde besluitvorming” als bedoeld in de AVG op basis van verkregen persoonsgegevens plaats.

 

  1. Beveiliging van de opgeslagen persoonsgegevens
  • De beveiligde toegang tot het ledenadministratiesysteem is beperkt tot de 4 ledenadministrateurs van de 4 locaties en de secretaris van het parochiebestuur. Andere personen hebben geen toegang.
  • De beveiligde toegang tot het financieel systeem is beperkt tot de financieel administrateur en de penningmeester van het parochiebestuur. Andere personen hebben geen toegang.
  • Het parochieblad Vierkant wordt niet openbaar verspreid en wordt alleen verspreid onder abonnees.
  • Onze website kent een openbaar deel en een besloten deel. Persoonsgegevens op het openbare deel staan daar alleen met toestemming van de betrokkene. Het besloten deel is alleen toegankelijk voor parochianen na het doorlopen van een inlogprocedure. Hier zijn persoonsgegevens van andere parochianen (zoals foto’s en het parochieblad Vierkant) zichtbaar.
  • Vrijwilligers kunnen bestanden met persoonsgegevens krijgen voor zover die nodig zijn voor de uitoefening van hun functie (bijvoorbeeld de verspreiding van het parochieblad of de uitvoering van de Aktie Kerkbalans). Zij vernietigen deze bestanden zodra deze niet langer nodig zijn.

 

  1. Recht op inzage en correctie
  • Iedere parochiaan heeft recht op inzage in de over hem/haar opgeslagen persoonsgegevens. U dient daartoe een afdoende identificerend verzoek in bij uw lokale ledenadministrateur:
    • Voor de Jozeflocatie: admin.jozef@hildegardparochie.nl
    • Voor de Nicolaaslocatie: admin.nicolaas@hildegardparochie.nl
    • Voor de Salvatorlocatie: admin.salvator@hildegardparochie.nl
    • Voor de Walfriedlocatie: admin.walfried@hildegardparochie.nl
  • Als u een fout aantreft geeft u die door aan de ledenadministrateur.

 

  1. Verwijderen van gegevens
  • Indien u niet langer parochiaan wilt zijn geeft u dat door aan de secretaris van het parochiebestuur: secretaris@hildegardparochie.nl.
    De secretaris zal de betreffende ledenadministrateur instrueren uw gegevens uit de ledenadministratie te verwijderen waardoor uw lidmaatschap beëindigd wordt.
  • Indien u de RK Kerk wilt verlaten en dat kenbaar wilt maken door het laten plaatsen van een aantekening in het doopboek van uw doopparochie gelieve u de daarvoor geldende procedure kerkverlating te volgen. U vult daartoe een formulier in en stuurt het op naar de secretaris van het parochiebestuur: secretaris@hildegardparochie.nl. KLIK HIER.

 

  1. Werking van de website
  • Onze website maakt geen gebruik van cookies.
  • Uw bezoek van onze website wordt niet geregistreerd en ook wordt er niets doorgegeven aan derden voor statistische doeleinden (zoals aan Google Analytics).

 

  1. Klachtrecht
  • Verzoeken of klachten m.b.t. de behandeling van persoonsgegevens kunnen door de betrokkene worden gestuurd aan de secretaris van het parochiebestuur: secretaris@hildegardparochie.
    De secretaris draagt zorg voor behandeling van het verzoek resp. de klacht door het parochiebestuur. Betrokkene krijgt schriftelijk bericht over het resultaat daarvan.
  • Indien het parochiebestuur het verzoek of de klacht niet of slechts gedeeltelijk honoreert kan de betrokkene een klacht inzake het geschil met de parochie richten aan de Autoriteit Persoonsgegevens:
    Autoriteit Persoonsgegevens
    a.v. de klachtencoördinator
    Postbus 93374
    2509 AJ DEN HAAG